仕事の引き継ぎ

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円満退職の最重要ポイントは、業務の引き継ぎです。

引継ぎをあいまいにしてしまうと後任者が困るだけでなく、退職後も問い合わせを受けたり呼び出されたりと、退職者本人も困ることになります。

転職先での仕事をスムーズに開始するためにも、きちんと引き継ぎを完了させましょう。

引き継ぎをスケジューリングする

まず重要なのは、退職日より逆算してスケジュールを立てることです。

・残った仕事を片付けるには、どれくらいの期間が必要か。
・引き継ぎ資料を作成するのには、どれくらいの期間が必要か。
・後任者に仕事の進め方を引き継ぐのには、どれくらいの期間が必要か。
・顧客や取引先へのあいさつ回りは、いつするか。

などといったポイントをおさえて具体的な日程・時間配分を決めていきます。

ポイントはスケジュールに余裕を持たせることと、随時スケジュールの軌道修正をすることです。
余裕ある引き継ぎスケジュールを組んでおけば、もし予定外の業務が入ったとしても対応することができますし、引き継ぎのすすみ具合によってスケジュールの配分を変えるなど軌道修正ができます。

引き継ぎ内容を文書・マニュアル化する

つぎに、これまで携わってきた仕事内容を文書化しましょう。
後任者のためにも、なるべく詳細にマニュアル化してあげることが重要です。

・担当業務の進捗状況をまとめる。
・一連の業務の位置付けや進め方などをまとめる。
・これまでに作成した書類をまとめる。
・これまでに起こったトラブルとその対処をまとめる。
・業務遂行するうえで必要な資料をまとめる。
・案件別に担当者名や連絡先などの顧客リストをまとめる。
・担当者の特徴や趣味、折衝時の留意点などのパーソナルデータをまとめる。

などといったポイントをまとめマニュアル化しましょう。

自分がいない状況で、後任者がスムーズに業務を進められるかを考えながら作成することが重要です。また万が一、本人しか対応できない問題が発生したときのために、緊急の連絡先もいっしょに伝えておくと良いでしょう。

マニュアルをもとに後任者と打ち合わせをする

文書だけでは上手く伝わらない点などもありますから、後任者とじっくり打ち合わせをしながら業務を引き継いでもらいましょう。時間が取れる場合は、作成したマニュアルをもとに、実際に後任者と一緒に仕事を行えればなお良いですね。

転職者本人はもちろん、後任者にも仕事のスケジュールがありますから、上手に時間の調整をつけてもらいましょう。

顧客へのあいさつ回り

最後に、後任者と一緒に顧客や取引先へのあいさつ回りを行いましょう。

取引先にとっては、あなたの会社と仕事をしていたのと同様に、あなた本人と仕事をすすめていたわけです。ですから、いきなり後任者が取引先を訪れたりしたら、あなただけでなく会社自体の信用を失うことにもなりかねませんね。

後任者と一緒に、これまでお世話になったお礼と、今度ともよろしくお願いします。というあいさつをしましょう。

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